音声

テープ起こしの音声を準備するときの3つのポイント

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録音音声の準備

テープ起こしの音声を業者に送る際、どんな準備をしたり、情報を伝えればよいのでしょうか。

テープ起こしの進行をスムーズにし、起こした文書の品質アップに役立つ、3つのポイントをご紹介します。

ご依頼時の音声送付の際にご参考になさってください。

ポイント1-音声ファイルの容量を確認する

ファイル転送サービスには容量に上限がある

テープ起こし(文字起こし)を業者に依頼することになったら、録音音声を送る準備に入ります。

インターネット上のファイル転送サービスを使って送る場合や、勤務先などのサーバーにアップロードして引き渡す場合には、デジタル音声であればそのまま音声ファイルをアップすることになります。

ファイル転送サービスを提供しているサイトは多数あり、大抵は無料で使用できます。ただし、無料サービスは一度に送れる容量の上限が低い場合もありますので、必ず容量の上限と送りたい音声の容量を確認してから利用するようにしましょう。

音声ファイルの容量は以下の手順で確認できます。

 容量の確認方法

  1. 容量を調べたいフォルダやファイル上で右クリックして「プロパティ」を選択。
  2. 「全般」タブを開き「サイズ」の項目が、ファイルやフォルダの容量です。

※「サイズ」の下に「ディスク上のサイズ」という項目がありますが、こちらはハードディスクに保存した場合に確保されるサイズで、実際のサイズよりやや大きくなることがあります。

有料のファイル転送サービスのほうが送れる容量が大きくなりますが、たった1回の送付のために申し込むのも非効率なので、今後の利用頻度などを考えて選択されるとよいでしょう。

郵送や宅配便で音声を送る場合は、CDやUSBメモリなど記録メディアに音声ファイルを入れて送ります。

ポイント2-テープ起こしの対象時間を明確にしておく

録音時間と対象時間が異なることも

さて、音声の準備に関して忘れてはならないのが、テープ起こしの対象となる時間帯を明確にしておくことです。

例えば、60分録音したとしても、文字に起こす必要があるのは2分35秒から55分20秒まで、といったことも実際よくあります。大抵はこのような場合、対象の時間帯を業者に伝えれば、その部分のみを文字に起こしてくれます。

また、料金も対象時間帯についてのみ計算されるのが一般的です。料金計算の仕方は業者によって異なることもありますので、詳しくは依頼する業者に確認しておきましょう。

カセットテープですと時間の指定は面倒なこともありますが、今はほとんどがICレコーダー(ボイスレコーダー)で録音したデジタル音声ですから、何分何秒まで録音機器や音声ソフトに正確に表示されます。

対象時間は具体的に示すようにする

時間帯の指定で気を付けることは、なるべく具体的に「〇分〇秒~〇分〇秒まで」と文字に起こす時間帯(あるいは起こさない時間帯)を示すことです。

悪い例としては、「会議の途中で事業報告が数回ありますので、そこだけ起こしてください」とか「インタビューのテーマと関係のない雑談の部分は起こさない」といった曖昧な指定です。特に、電話による口頭のみで業者に指示するのは止めたほうがよいでしょう。

納品後のトラブルを避ける意味でも、時間帯は具体的に数字で指定するようにします。

ポイント3-音声内容、話者の人数を伝える

音声に関連する情報は意外に重要

その他、必ずしも必要とは言えないですが、簡単な録音内容や話者の人数・名前なども、業者へ依頼時や音声送付時に知らせたほうがよいです。

テープ起こしを作業する側からすると、録音された音声が何の話なのかもわからない、話者の人数も名前もわからない、このような状態でテープ起こしを始めるというのは、作業できないわけではないですが、意外とやりにくいものです。

起こした原稿の品質や作業の効率をアップする上でも、音声に関する情報は事前に伝えておきましょう。

また、専門性の高い内容など、音声内容を補足する資料があれば用意しておきます。資料としてよくあるのは、講演などでしたら、パワーポイントの発表スライドなどです。近年は関連するサイト(のページ)を知らせるケースも多いです。

ただし、テープ起こしライターが消化しきれないほど詳細な内容や膨大な量の資料は、むしろ迷惑がられますので、常識的な範囲で準備するとよいでしょう。

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