起こし方のコツ

【初心者向け】テープ起こし・文字起こしのコツを専門業者が全公開!

録音音声を文字に変換するテープ起こし(文字起こし)。ご自身でテープ起こしを行ったことのある方なら実感されていると思いますが、非常に手間も時間もかかる作業です。そこで、効率よくテープ起こしを行うためのコツを、専門ライターがお教えします。

テープ起こしのコツを覚えて作業効率をアップ!

作業の能率が上がる環境をつくろう

テープ起こしにかかる所用時間は?

テープ起こしはパソコン(またはタブレット)で録音音声を再生して聴きながら、文字変換して入力していく作業になります。

テープ起こしの対象となる音声は録音時間が短いものから長いものまで様々ですが、1本あたり1~2時間ぐらいが多いです。音声1本だけのこともあれば、数本から数十本になることもあります。

1時間の音声を文字に起こすとすると、作業時間は5~7時間はかかります。音声内容が平易で、ネット検索などで言葉を調べたりすることも少なく、話す速度もゆっくりで聞き取りやすければ、4~5時間ぐらいでできることもあります。逆に、難しい案件ですと7時間以上かかってしまいます。

音声によって作業時間に長短はあるとはいえ、テープ起こしは録音時間の何倍もの作業時間がかかるということです。

入力作業による身体への負担を少なくする

パソコンに向かって5~7時間、場合によってはそれ以上の時間を、ただひたすら文字入力するというのは、データ入力のプロであっても、かなり身体に負担のかかる作業です。

首や肩のコリ、眼精疲労、なかには手首の腱鞘炎などに悩まされている方もいます。そこで、テープ起こし作業による疲労をできる限り軽減して、作業能率が落ちにくい環境を作ることが大切です

パソコン画面の見やすさ、キーボードの使いやすさ、身体に負担がかからないように机・椅子の調整、入力するときの姿勢など、細かいチェックを行いましょう。

疲れる前に休むのがデータ入力のコツ

また、気づかないうちに疲れをため込まないように、こまめに休憩をとることも大切です。

だいたい、テープ起こしなどデータ入力を行う仕事の場合、初心者はついつい頑張って心身の限界近くまで作業してしまいがちです。

疲れ果ててから休憩をとる方が多いですが、それだと身体の不調が解消されずに蓄積してしまうので、疲れが溜まる前に休むのがコツといえます。

音声再生に関するコツ-専用ソフトを使うと便利

使いやすいテープ起こし専用のソフトを選ぶ

テープ起こし(文字起こし)をするときは、録音音声を聴くために音声再生ソフトを使用します。テープ起こしに使用可能な音声再生ソフト自体は、数多くあります。

しかし、音楽を聴くことに特化した音楽プレーヤーと言われるようなソフトは、音はいいですがテープ起こし作業には向いていないことも多いです。

ですから、音声再生ソフトを選ぶときは、テープ起こしに便利な機能が使えるかチェックが必要です。ソフト選びも、テープ起こしの作業効率アップに欠かせないコツのひとつといえます。

「okoshiyas2」や「テープ起こしプレーヤー」がおすすめ

では、音声再生ソフトには、具体的にどんな機能があればいいのでしょうか。まず1つは、再生や巻き戻しの操作をキーボード上でできるソフトがいいです

テープ起こしは音声を聞きながら、同時進行で文字入力していきますから、音声再生ソフトを操作するたびに、キーボードから手を放してマウスを使うのでは、作業効率が落ちてしまいますし、結構ストレスになります。

もう1つは、音声再生を停止した際に、自動的に数秒ほど巻き戻しされる設定があることです。テープ起こしの経験が無い方はピンと来ないかもしれませんが、この機能は実際に作業してみると、なかなか気の利いた機能であることがわかることでしょう。

実際、プロのテープ起こしライターにもよく使われているソフトは、いくつかあります。

そのなかで、新しいソフトではないですが、使いやすく人気がある音声再生ソフトに「Okoshiyasu2」(おしやす2)があります。ほかにも、これも無料で使用できる「テープ起こしプレーヤー」などがあります。この2つはフリーソフトで、インターネット上からダウンロードできます。

音声再生ソフトは新しいものがときどき出てきますので、ご自身で使い勝手のいいソフトを探して試されるとようでしょう。

ICレコーダーから直接音声を聴いて作業するのはNG

なお、録音に使うICレコーダーの機器本体にもスピーカーが付いていますので、これで音声を聴きながらテープ起こしを行うこともできます。しかし、この方法はおすすめはしません。

機器を操作するたびにテープ起こしの作業が止まり不効率ですし、作業時間もかかってしまいます。

また、音声データを誤って消去してましうような操作ミスもあり得ますし、再生や停止で頻繁に機器のボタン操作をしますから故障の原因にもなります。

効率アップのコツ-聞き取り不明箇所への対応

タイムスタンプを記して後で聞き直す

テープ起こし(文字起こし)で録音音声を聴いてテキスト化するときに、特に初心者が覚えておくとよいコツをご紹介します。

テープ起こしの作業を始めると、聞き取りにくい言葉や意味不明な言葉が出てくることがあります。そのようなときは、わからない箇所にあまりこだわりすぎないほうがよいです

その言葉がわからないと先に進めないような重要な言葉は別ですが、わからなくてもあまり影響のない言葉は、とりあえず伏字にしておきます。

その際に、伏字の後に録音音声のタイムスタンプ(時刻印)を記入しておきます。そして、作業が一通り終わった後に、あらためて不明箇所を調べていきます。

ちなみに、伏字には「●」や「〓」が使われることが多いです。「〇」や「×」や「・・・」などでもいいですが、伏字なのか記号なのか区別がつきにくいものは使わないほうが無難でしょう。

テープ起こしは作業を止めないのがコツ

なぜ、テープ起こし中、不明箇所にこだわりすぎないで伏字にしておくほうがよいかというと、長時間におよぶテープ起こし作業で不明箇所が出るたびに止まっていると、いつまでたっても先に進まないからです

特に、わからない言葉をインターネット検索するときは、深く追い過ぎるとキリがないので、適当なところで切り上げてテープ起こし作業に戻ったほうがよいでしょう。

特にテープ起こし初心者の方、あるいは完璧主義で細かい箇所をいい加減にできない性格の方は、「とりあえず先に進める」という意識をもって作業するのがコツになります。

起こし方のコツ-不要箇所を「ケバ取り」する

テープ起こし音声の特徴は「話し言葉」であること

テープ起こし(文字起こし)の対象となる音声は、話し言葉なります。この話し言葉というのは、耳で聴いているとあまり感じなくても、文字化してみると無駄な部分が多いことがわかります。

例えば、話しはじめの「えー」「あー」などや、言い間違え、言葉の噛み、言い淀み、ため息、頷き、口癖などがあります。話者にもよりますが、こうした話の内容と関係ない無駄な部分をすべて文字化すると、非常に読みにくくなってしまいます。

ケバ取りで起こした文章を読みやすくする

そこで、こうした無駄な部分を取り除いてテープ起こしをするのが、一般的な起こし方になります。この無駄な箇所を取り除きながら、起こした文章を読みやすくすることを「ケバ取り」といいます

ケバ取りをすることで、不要箇所が減って読みやすくなりますし、1字1句正確に起こすのよりも、作業自体も少しですがスピードアップします。ケバ取りは、テープ起こしにおける大切なコツといってよいでしょう。

文字入力のコツ-単語登録を活用する

テープ起こしは頻出する単語が多い

テープ起こしの対象となる録音音声は、講演、インタビュー、対談、会議などさまざまですが、いずれにしても何らかのテーマや分野に関係する内容がほとんどです。

テーマや分野が決まっているということは、話に出てくる言葉のなかには、よく出てくる言葉(単語)が必ずあるものです。

たとえば、ある疾患に関する講演でしたら、特定の医薬品名や治療の名称、体の部位などが頻出することが考えられます。あるいは、プロ野球の監督へのインタビューでしたら、特定の球団名や選手名などがよく出てくることもあるでしょう。

意外と使っていない単語登録

そこで、テープ起こしをしながら、頻出する言葉は単語登録(辞書登録)をしておくと便利です。特に長くて覚えにくい固有名詞は、その都度入力するのは面倒ですから、単語登録をおすすめします。

普段から単語登録を使っている方も多いと思いますが、知っていても今まで利用したことがなかったという方も結構おられるでしょう。ぜひ、この機会にご利用ください。

単語登録の仕方は、Wordなどご使用の文書作成ソフトによって異なりますが、一度覚えてしまえば、登録のやり方自体はどれも簡単だと思います。

話者聞き分けのコツ-人数と特徴を把握する

会議などのテープ起こしに役立つコツ

テープ起こしにおいて難しい作業の一つが、会議など複数人の話者が登場する場合、それぞれを聞き分けることです。話者の聞き分けのコツは、こうすれば絶対に大丈夫という解決法はありませんが、少しでも精度を上げるためのコツはあります。

まずは基本的なことですが、自分で録音に立ち会っていなければ、登場する話者の人数と、できれば肩書や性別などを調べておくことです

最初から男性3名と女性2名などとわかっているのと、どんな人が何人出てくるのかわからないのでは、聞き分けの難しさが違ってきます。

次に、テープ起こしで音声を聞きながら、各話者の特徴と登場したときの時間(タイムスタンプ)をメモしておくことです

話者の特徴とは、声や話し方の特徴もあれば、性別・年齢・肩書など話者のプロフィール上の特徴もあります。また、登場したときの時間をメモしておくと、後で話者の判別が混乱してきたときに、聞き直して確認することができます。

自分の記憶だけで話者の聞き分けをやろうとすると、 テープ起こし中に混乱してきてわからなくなりやすいです。テープ起こしをされている方から、話者の判別が難しいという話はよく聞きますが、記憶だけに頼って何の工夫もしていない方が意外と多いものです。

話者特定を確実にする方法

そして聞き分けのコツではありませんが、もう一つ、とても効果的な方法をご紹介します。

その方法とは、司会役の方が発言者を指名する、あるいは各発言者が発言する前に自分の名前を名乗るという方法です。「なーんだ、当たり前じゃないか」と言われそうですが、じつはこれが一番確実な方法になります。

司会がいなかったり、自由に発言するような会議や座談会ですと難しいですが、もし可能であれば録音時に司会や各発言者がほんの少し気を付けることで、話者の聞き分け問題は解決できます。

また、話者の聞き分けについては、以下の記事でくわしく説明していますので、ご参照ください。

参考:テープ起こしで話者特定の精度を高める7つの方法

テープ起こしの外注もご検討ください

以上、テープ起こしのコツについて、実践的な方法をご紹介しました。ご自身でテープ起こしをされる際に、ご参考になさってください。

また、自分あるいは自社でテープ起こしを行うのは大変だ、そんな時間も取れないという場合は、専門業者にご依頼されることをおすすめします

私ども佐藤編集事務所も、30年以上の実績があるテープ起こし専門業者になります。全国の大学・企業・各種団体・個人事業主・研究者・編集者などから、テープ起こしをお受けしております。くわしい情報は、当サイトのHOMEページからご覧いただけます。

サイトHOME:テープ起こし・文字起こし専門の佐藤編集事務所

なお、本ページを下方へ移動していただきますと、当事務所へのテープ起こし依頼・見積りの方法をご案内しております。こちらからもお申込みできますので、お急ぎの方はご参照いただけますよう、お願いいたします。

テープ起こしのご依頼・無料見積を受付中!

佐藤編集事務所では、テープ起こしの発注または見積りを全国からお受けしております。

  • ●テープ起こしに携わって30年以上の専門業者です

  • ●お客様は北海道から沖縄まで全国にいらっしゃいます

  • ●ベテランのライターが行う高品質のテープ起こしです

  • ●業界水準を下回る低料金を継続中です

  • ●見積り・相談は何度でも無料。お気軽にご利用ください!


テープ起こしの発注および無料見積は、下記のボタンをクリックしてサイト内に設置の専用フォームからお願いいたします。今スグにお申込みいただけます。

【発注・見積】テープ起こしお申込みフォーム