文字起こしを業者に頼むことが決まったら、音源となる録音音声を準備する必要があります。ご依頼者がしておくべき事前準備や、音源に関してどんな情報を業者に伝えればよいか、ポイントをまとめてみました。
音源の準備－知っておきたい3つのポイント
適切な音源準備は、文字起こし作業のスムーズ化や、起こした文書の品質アップに役立ちます。とくに、初めて文字起こしを依頼される方は、ぜひ知っておきたいポイントといえます。
なお、近年は、Web会議などを録画した、動画ファイル中の音声からの文字起こしもふえています。準備という点に関しては、音声のみのデータと基本は同じになります。
目次
ポイント1－音声ファイルの容量を確認する
ファイル転送サービスを利用する場合の注意点
会議やインタビューなどの録音が済み、いよいよ文字起こしを当事務所に依頼することになったら、音源となる録音音声ファイルを送る準備に入ります。
インターネット上のファイル転送サービスを使って送る場合や、勤務先などのサーバーにアップロードして受け渡しする場合には、デジタル音声であればそのまま音声ファイルをアップすることになります。
ファイル転送サービスを提供しているサイトは多数あり、大抵は無料で使用できます。動画ファイルなども含め大容量のデータを送ることができるのがメリットといえます。
しかし、それでも一度に送れるデータ容量には上限があります。各社サービスによって上限の値が異なりますので、送れる容量の上限と、送りたい音声(動画)ファイルの容量を確認してから利用するようにしましょう。
音声ファイルの容量を確認する方法は、次項目で説明しています。
音声ファイルの容量の確認方法
- 容量を調べたいフォルダやファイル上で右クリックして「プロパティ」を選択。
- 「全般」タブを開き「サイズ」の項目が、ファイルやフォルダの容量です。
※「サイズ」の下に「ディスク上のサイズ」という項目がありますが、こちらはハードディスクに保存した場合に確保されるサイズで、実際のサイズよりやや大きくなることがあります。
有料のファイル転送サービスのほうが送れる容量が大きくなりますが、たった1回の送付のために申し込むのも非効率なので、今後の利用頻度などを考えて選択されるとよいでしょう。
郵送や宅配便で音声ファイルを送る場合は、DVD・CDやUSBメモリなどの記録メディアに音声ファイルを入れて送ります。
カセットテープやMDに録音した場合は、それらの記録メディアを直接、当事務所に郵便や宅配便でお送りください。その際、音声のコピーを録って、元の音源は手元に置いておくと安心です。
ポイント2－文字に起こす対象時間を明確にしておく
録音時間と対象時間が異なることも
さて、音源の準備に関して忘れてはならないのが、文字起こしの対象となる時間帯を明確にしておくことです。
例えば、60分録音したとしても、文字に起こす必要があるのは2分35秒から55分20秒まで、といったことも実際よくあります。このような場合、対象の時間帯をお知らせいただければ、その部分のみを文字に起こします。料金も対象時間帯についてのみ計算します。。
カセットテープですと時間の指定は面倒なこともありますが、今はほとんどがICレコーダー(ボイスレコーダー)で録音したデジタル音声ですから、何分何秒まで録音機器や音声ソフトに正確に表示されます。
対象時間は具体的に示すようにする
時間帯の指定で気を付けることは、なるべく具体的に「〇分〇秒～〇分〇秒まで」と文字に起こす時間帯(あるいは起こさない時間帯)を示すことです。
悪い例としては、「会議中の営業報告だけ起こしてください」とか「インタビューの最初のほうの雑談部分は起こさなくてよいです」といった曖昧な指定です。
ご依頼者にとっては簡単にわかることでも、初めて音声を聴く文字起こし業者にとっては、どこの部分が営業報告なのかわからない、本題と雑談の境界がわかりづらい、といったことはよくあることです。納品後のトラブルを避ける意味でも、時間帯は具体的に指定したほうがよいでしょう。
ポイント3－音声内容、話者の人数を伝える
音声内容に関連する情報も重要
文字起こしを依頼の際、または音源の引き渡しをする際は、簡単な録音内容や話者の人数・名前なども、知らせたほうがよいです。
文字起こしの作業を始めるのにあたり、録音された音声が何の話なのかもわからない、話者の人数も名前もわからない、このような状態で文字起こしを開始するというのは、作業できないわけではないですが、意外とやりにくいものです。
起こした原稿を高品質にし、少しでも納期を早める上でも、音声内容に関する情報は事前に伝えていただいたほうが助かります。
また、専門性の高い話などは、音声内容を補足する資料があったほうがよいです。資料としてよくあるのは、講演などでしたら、パワーポイントの発表スライドなどになります。他にも、関連するサイトをお知らせいただくこともあります。
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