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【音源の準備】テープ起こしに出す音声を用意する際の注意点

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録音音声の準備

テープ起こし(文字起こし)の音源となる録音音声を佐藤編集事務所に送る際、どんな準備をしたり、情報を伝えればよいのでしょうか。

適切な音源準備は、テープ起こし(文字起こし)作業のスムーズ化や、起こした文書の品質アップに役立ちます。とくに、初めてテープ起こし(文字起こし)を依頼される方は、ぜひ知っておきたいポイントといえます。

なお、以下の記事では音声ファイルを対象として説明していますが、Web会議などを録画した動画ファイルからも文字に起こすことが可能です。

音源の準備-知っておきたい3つのポイント

ポイント1-音声ファイルの容量を確認する

ファイル転送サービスを利用する場合の注意点

会議やインタビューなどの録音が済み、いよいよテープ起こし(文字起こし)を当事務所に依頼することになったら、音源となる録音音声ファイルを送る準備に入ります。

インターネット上のファイル転送サービスを使って送る場合や、勤務先などのサーバーにアップロードして受け渡しする場合には、デジタル音声であればそのまま音声ファイルをアップすることになります。

ファイル転送サービスを提供しているサイトは多数あり、大抵は無料で使用できます。ただし、一度に送れる容量には上限があり、各社サービスによって上限の値が異なります。そこで、送れる容量の上限と、送りたい音声ファイルの容量を確認してから利用するようにしましょう。音声ファイルの容量を確認する方法は、次項目で説明しています。

 音声ファイルの容量の確認方法

  1. 容量を調べたいフォルダやファイル上で右クリックして「プロパティ」を選択。
  2. 「全般」タブを開き「サイズ」の項目が、ファイルやフォルダの容量です。

※「サイズ」の下に「ディスク上のサイズ」という項目がありますが、こちらはハードディスクに保存した場合に確保されるサイズで、実際のサイズよりやや大きくなることがあります。

有料のファイル転送サービスのほうが送れる容量が大きくなりますが、たった1回の送付のために申し込むのも非効率なので、今後の利用頻度などを考えて選択されるとよいでしょう。

郵送や宅配便で音声ファイルを送る場合は、DVD・CDやUSBメモリなどの記録メディアに音声ファイルを入れて送ります。

カセットテープやMDに録音した場合は、それらの記録メディアを直接、当事務所に郵便や宅配便でお送りください。その際、音声のコピーを録って、元の音源は手元に置いておくと安心です。

ポイント2-文字に起こす対象時間を明確にしておく

録音時間と対象時間が異なることも

さて、音源の準備に関して忘れてはならないのが、テープ起こし(文字起こし)の対象となる時間帯を明確にしておくことです。

例えば、60分録音したとしても、文字に起こす必要があるのは2分35秒から55分20秒まで、といったことも実際よくあります。このような場合、対象の時間帯をお知らせいただければ、その部分のみを文字に起こします。料金も対象時間帯についてのみ計算します。。

カセットテープですと時間の指定は面倒なこともありますが、今はほとんどがICレコーダー(ボイスレコーダー)で録音したデジタル音声ですから、何分何秒まで録音機器や音声ソフトに正確に表示されます。

対象時間は具体的に示すようにする

時間帯の指定で気を付けることは、なるべく具体的に「〇分〇秒~〇分〇秒まで」と文字に起こす時間帯(あるいは起こさない時間帯)を示すことです。

悪い例としては、「会議中の営業報告だけ起こしてください」とか「インタビューの最初のほうの雑談部分は起こさなくてよいです」といった曖昧な指定です。

ご依頼者にとっては簡単にわかることでも、初めて音声を聴くテープ起こし業者にとっては、どこの部分が営業報告なのかわからない、本題と雑談の境界がわかりづらい、といったことはよくあることです。納品後のトラブルを避ける意味でも、時間帯は具体的に指定したほうがよいでしょう。

ポイント3-音声内容、話者の人数を伝える

音声内容に関連する情報も重要

テープ起こし(文字起こし)を依頼の際、または音源の引き渡しをする際は、簡単な録音内容や話者の人数・名前なども、知らせたほうがよいです。

テープ起こし(文字起こし)の作業を始めるのにあたり、録音された音声が何の話なのかもわからない、話者の人数も名前もわからない、このような状態でテープ起こし(文字起こし)を開始するというのは、作業できないわけではないですが、意外とやりにくいものです。

起こした原稿を高品質にし、少しでも納期を早める上でも、音声内容に関する情報は事前に伝えていただいたほうが助かります。

また、専門性の高い話などは、音声内容を補足する資料があったほうがよいです。資料としてよくあるのは、講演などでしたら、パワーポイントの発表スライドなどになります。他にも、関連するサイトをお知らせいただくこともあります。

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佐藤編集事務所へのご依頼方法について

講演やインタビューなどの録音音声ファイルをテキスト化されたいときは、テープ起こし(文字起こし)の専門業者である私ども佐藤編集事務所にお問い合わせください。

当事務所はテープ起こし専門オフィスとして30年以上の実績がある専門業者になります。年間数百本におよぶ多数の音声ファイルを文字に起こしておりますので、初めてテープ起こしを頼まれる方も安心しておまかせください。

当事務所がご提供しているテープ起こし・文字起こしサービスについては、サイト内でくわしくご案内しております。依頼方法はじめ、業務の流れ、料金、納期、コース、起こし方などを説明しておりますので、ご依頼を検討中の方はぜひご参照ください。

また、本ページの下記にもテープ起こし(文字起こし)の発注や見積りに関するご案内を掲載しております。お申込みフォームへのリンクボタンも設置していますので、今すぐにお申込みすることも可能です。

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