録音

会議の録音を成功させる5つのポイント

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会議のテープ起こし

会議の議事録作成に欠かせないテープ起こし(文字起こし・反訳)。でも、録音音声の状態が悪いと、文字化の精度も落ちてしまいます。そこで、会議をテープ起こし用に録音するときは、どのようなポイントに気を付ければよいかポイントをまとめてみました。議事録作成を準備中の方はご参考になさってください。

会議の録音-5つのポイント

会議と言っても、話し合いの目的、参加人数、場所など条件はさまざま異なります。どのような会議であっても、録音に失敗するとテープ起こしに手こずり、正確な議事録作成ができません。そこで、会議を録音するときのポイントや注意点についてご紹介します。

録音することの許可を得る

まず、会議を録音するときは、無断で録音したりしないで、必ず録音の目的を述べて許可を取ってから行います。会議によっては勝手な録音は禁止ということもあります。誰にいつ許可を取るかは会議によって異なります。

例え、社内の定例会議のような身内ばかりの会議でも、黙って録音を始めるのはモラルに反します。「いつも録音しているから、みんなわかっている」といった場合でも、ひと声かけてから録音を始めるとよいでしょう。

特に、外部の人を交えたような会議では、一方的に録音したりせずに、録音の趣旨をしっかり説明する必要があります。まして、会議の内容がビジネス上の厳しい交渉やトラブルの話し合いなど、出席者が対立的な立場で臨むような場合は尚のことです。

実際、私どもがテープ起こしをしていると、会議の冒頭などで、録音をめぐって出席者同士がもめたりすることが、たまにですがあります。録音という行為は結構デリケートなものです。これは会議に限りませんが、無神経に行わないよう配慮が必要でしょう。

録音機器は話者の真ん中に置く

大きな会場での会議ですと、マイクの設置もしっかりとされている場合が多いですが、マイクが司会席にしかないとか、そもそもマイクなどないという会議も少なくありません。

会議の規模や場所にもよりますが、多人数が参加している場合の録音は、どうしても上手く声が拾えない発言者が出てきて、不完全な録音になりがちです。

ICレコーダー(ボイスレコーダー)などの録音機器は、会場の端のほうではなく、話者によって遠近の差が出すぎないようになるべく真ん中に置きます。

しかし、録音者の心理として、自分の手元で録音しないと心配ということもあるでしょう。ちゃんと録音機器が動いているか、電池が切れたりしないか、特に普段あまり録音の機会がない方は不安だと思います。

録音者が自席で録音するときの注意点としては、資料などの下に機器を置いたり、ポケットに入れないことです。集音の妨げになりますし、紙の資料などをめくる音や衣服に擦れる音が、結構大きな音で入ってしまい、発言の音声を遮ってしまうこともあります。

複数台で録音する

広い会場での会議などでは、複数台の録音機器を離して置いて同時に録音するのもよいでしょう。

会場の前半分の話者用の録音に1台、後半分の話者用の録音に1台という感じです。テープ起こし業者に頼むときは2つの音声を渡し、聞きやすいほうで作業してもらいます。

ただ、テープ起こし業者によっては、複数の音声をいちいち聞き比べて、聞きやすいほうで起こすなんて面倒なことはしないという場合もあります。外注するときは確認しておきましょう。

会議場のレイアウトを工夫する

会議場の机のレイアウトには、対面形式、口の字形式、コの字形式、スクール形式、シアター形式などがあります。通常、会議の種類や人数によって、最適な配置を選ぶと思います。

ここでは、あくまで録音の都合ということになりますが、会議場の机のレイアウトは、可能な限りコンパクトにまとめて置くようにします。参加者同士の距離を縮めておくと、録音しやすいですし、音もしっかり録れます。

意外とよくあるのは、参加人数が少ないのに、部屋いっぱいにロの字やコの字に机を配置して、各出席者がポツン、ポツンと遠く離れて座る配置です。録音という点では、あまり好ましいとは言えません。

もちろん、録音の都合だけで机や座席のレイアウトを変えることはなかなか難しいでしょう。しかし、話者と録音機器の距離を短くするというのは、単純ですがとても効果のある方法です。可能な範囲で工夫されるとよいでしょう。

話者を特定しやすくしておく

会議の音声をテープ起こしして議事録・会議録を作成する際、発言者が多いと誰が誰だか判別できないことがよくあります。

そこで、議事録を作成することが事前にわかっている場合は、司会や議長から「発言者は氏名を名乗ってから発言してください」と一言ありますと、文字に起こすときに発言者が明確にわかって完成度が高くなります。

あるいは、議事録のテープ起こし発注に慣れている依頼主さんですと、司会の方が「〇〇さん、どうぞ」とか、「いま、〇〇さんに発言いただきました」といった言葉をときどき入れてくださいます。余裕があれば、こうした配慮ができるとありがたいですね。

話者特定の精度を高める方法は他にもありますので、関心のある方は以下の記事もご参考になさってください。

テープ起こしで話者特定の精度を高める7つの方法

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