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会議の録音-3つのポイント | テープ起こし録音場面

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会議のテープ起こし

テープ起こし(反訳・文字起こし)の対象となる録音場面として、時代を問わず多いのが「会議」になります。会議は小規模なものから大規模なものまでありますし、話者人数も数人程度の少人数もあれば、数十人に及ぶこともあります。

こうしたさまざまな会議をテープ起こし用に録音するときは、どのようなポイントに気を付ければいいでしょうか。議事録作成を準備中の方はご参考になさってください。

会議のテープ起こし依頼はとても多い

議事録を作成して保存や活用する

テープ起こしと言えば、会議の議事録作成を思い浮かべる方は少なくありません。実際、会議はテープ起こし依頼の中でも多い案件になります。

会議のテープ起こしをする目的は議事録作成になり、単に記録として保存しておくためのこともあれば、印刷物やHPで閲覧できるようにしたり、様々な活動や研究やビジネスに活用されることもあるでしょう。

人が集まり活動しているところに会議あり

議事録作成のテープ起こし依頼は地方自治体、大学、企業、各種団体など、業界・分野に限らず幅広く発注があります。

組織の規模や種類にかかわらず、人が集まって何らかの活動をしているところでしたら、大小の会議、ミーティング、打ち合わせ等は必ず行われるといっていいでしょう。

また近年は、衛星通信やインターネットを利用したテレビ会議などもふえています。

会議の種類はさまざまある

ひと口に会議と言っても、様々な種類があります。

例えば、企画会議、営業会議、編集会議、報告会議、連絡会議、意思決定会議、行政会議などのほか、ブレインストーミングやファシリテーションも会議の一形態と言われています。

こうした会議のすべてが、当然ながらテープ起こしの対象となるものです。

会議のテープ起こしの専門業者なら定番の案件

テープ起こしの業者によって、行政関係の会議が得意とか、一般企業の会議が多いとか、得意分野や実績には多少違いがあります。

ただ、よほど偏った分野からしか仕事を受けていない業者でなければ、会議のテープ起こしは比較的によく受けていると思います。

会議の録音-3つのポイント

会議と言っても、話し合いの目的や参加人数や場所はさまざまです。議事録作成の質を左右する要因はいろいろありますが、録音も大きな要素になります。そこで、会議を録音するときのポイントについてご紹介します。

録音することの許可を得る

まず、会議を録音するときは、無断で録音したりしないで、必ず録音の目的を述べて許可を取ってから行います。誰にいつ許可を取るかは会議によって異なります。

例え、社内の定例会議のような身内ばかりの会議でも、黙って録音を始めるのはモラルに反します。まして、外部の人を交えたような会議では、一方的に録音したりせずに、録音の趣旨をしっかり説明する必要があります。

単にモラルの問題だけならまだいいですが、会議によっては勝手な録音は禁止ということもあります。実際、私どもがテープ起こしをしていると、会議の冒頭などで、録音をめぐって出席者同士がもめたりすることが、たまにですがありますね。

録音という行為は結構デリケートなものなので、会議に限りませんが無神経に行わないよう配慮が必要です。

録音機器は話者の真ん中に置く

大きな会場での会議ですと、マイクの設置もしっかりとされている場合が多いですが、マイクが司会席にしかないとか、そもそもマイクなどないという会議も少なくありません。

会議の規模や場所にもよりますが、多人数が参加している場合の録音は、どうしても上手く声が拾えない発言者が出てきて、不完全な録音になりがちです。

ICレコーダー(ボイスレコーダー)などの録音機器は、会場の端のほうではなく、話者によって遠近の差が出すぎないようになるべく真ん中に置きます。全方向から録音できるマイク(録音機器)もあります。

自席に録音機器を置くときの注意点としては、資料などの下に機器を置かないことです。集音の妨げになりますし、紙の資料などをめくる音が結構大きな音で入ってしまい、発言の音声を遮ってしまうこともあります。

複数台で録音する

また、複数台の録音機器を離して置いて同時に録音するのもよいでしょう。

会場の前半分の話者用の録音に1台、後半分の話者用の録音に1台という感じです。テープ起こし業者に頼むときは、聞きやすいほうで作業してもらいます。

ただ業者によっては、複数の音声をいちいち聞き比べて、聞きやすいほうで起こすなんて面倒なことはしません、という場合もあります。外注するときは確認しておきましょう。

あと、会議場の机のレイアウトをコンパクトにまとめて置き、参加者同士の距離を縮めておくと、録音しやすいですし音もしっかり録れます。

録音の都合だけで座席のレイアウトを変えることはなかなか難しいかもしれません。しかし、話者と録音機器の距離を短くするというのは、単純ですがとても効果のある方法です。

話者を特定しやすくしておく

会議の音声をテープ起こしして議事録・会議録を作成する際、発言者が多いと判別できないことがよくあります。

そこで、議事録を作成することが事前にわかっている場合は、司会や議長から「発言者は所属と氏名を名乗ってから発言してください」と一言ありますと、文字に起こすときに発言者が明確にわかって完成度が高くなります。

あるいは、議事録のテープ起こし発注に慣れている依頼主さんですと、司会の方が「〇〇さん、どうぞ」とか、「いま、〇〇さんに発言いただきました」といった言葉をときどき入れてくださいます。余裕があれば、こうした配慮ができるとありがたいですね。

話者特定の精度を高める方法は、こちらの記事も参考になります。

テープ起こしで話者特定の精度を高める7つの方法

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