会議の議事録作成に欠かせないテープ起こし（または文字起こし・反訳）。本記事では、リアルの会議およびWeb会議を録音する方法やICレコーダー(ボイスレコーダー)選びについて、テープ起こし・文字起こしの専門業者である佐藤編集事務所がポイントをまとめてみました。
精度の高い議事録の作成に役立つ情報
目次
会議の録音-5つのポイント
会議と言っても、話し合いの目的、参加人数、場所など条件はさまざま異なります。また近年は、リモートワークの普及によりWEB会議もふえています。どのような会議であっても、録音に失敗するとテープ起こしに手こずり、正確な議事録作成ができません。そこで、会議を録音するときのポイントや注意点についてご紹介します。
録音することの許可を得る
まず、会議を録音するときは、無断で録音したりしないで、必ず録音の目的を述べて許可を取ってから行います。会議によっては勝手な録音は禁止ということもあります。誰にいつ許可を取るかは会議によって異なります。
例え、社内の定例会議のような身内ばかりの会議でも、黙って録音を始めるのはモラルに反します。「いつも録音しているから、みんなわかっている」といった場合でも、ひと声かけてから録音を始めるとよいでしょう。
特に、外部の人を交えたような会議では、一方的に録音したりせずに、録音の趣旨をしっかり説明する必要があります。まして、会議の内容がビジネス上の厳しい交渉やトラブルの話し合いなど、出席者が対立的な立場で臨むような場合は尚のことです。
実際、私どもがテープ起こしをしていると、会議の冒頭などで、録音をめぐって出席者同士がもめたりすることが、たまにですがあります。録音という行為は結構デリケートなものです。これは会議に限りませんが、無神経に行わないよう配慮が必要でしょう。
録音機器を置くベストポジションは？
大きな会場での会議ですと、マイクの設置もしっかりとされている場合が多いですが、マイクが司会席にしかないとか、そもそもマイクなどないという会議も少なくありません。
多人数が参加している場合の録音ですと、どうしても上手く声が拾えない発言者が出てきて、不完全な録音になりがちです。
そこで、ICレコーダー(ボイスレコーダー)等の録音機器を置く位置が重要になります。しかし、マイクの指向性の角度（ズーム範囲）、主要な発言者の位置、会議の規模(部屋の広さ)、机のレイアウトなどによって、録音機器を置くベストのポジションが変わってきます。
録音に慣れていない初心者には難しいことも多いので、どこに置けばいいかわからないときは、扇の要となる位置(話者から遠くなりすぎないように注意する)、あるいは各話者から等距離になるような位置に置けばよいかと思います。
しかし、録音者の心理として、自分の手元で録音しないと心配ということもあるでしょう。ちゃんと録音機器が動いているか、電池が切れたりしないか、特に普段あまり録音の機会がない方は不安だと思います。
録音者が自席で録音するときの注意点としては、資料などの下に録音機器を置いたり、ポケットに入れないことです。集音の妨げになりますし、紙の資料などをめくる音や衣服に擦れる音が、結構大きな音で入ってしまい、発言の音声を遮ってしまうこともあります。
複数のICレコーダーで録音する
広い会場での会議などでは、複数台のICレコーダー等の録音機器を離して置いて同時に録音するのもよいでしょう。
会場の前方に座っている話者用の録音に1台、後方に座っている話者用の録音に1台という感じです。テープ起こし業者に頼むときは2つの音声を渡し、聞きやすいほうで作業してもらいます。
あと、会議をビデオ撮影して、その映像の音声からテープ起こしする場合もあります。このようなときも、ビデオカラメとは別に、ICレコーダー等の録音機器で録音もしておくとよいでしょう。
会議場のレイアウトを工夫する
会議場の机のレイアウトには、対面形式、口の字形式、コの字形式、スクール形式、シアター形式などがあります。通常、会議の種類や人数によって、最適な配置を選ぶと思います。
ここでは、あくまで録音の都合だけを考えた提案ですが、会議場の机のレイアウトは、可能な限りコンパクトにまとめて置くようにします。参加者同士の距離を縮めておくと、録音しやすいですし、音もしっかり録れます。
意外とよくあるのは、参加人数が少ないのに、部屋いっぱいにロの字やコの字に机を配置して、各出席者がポツン、ポツンと遠く離れて座る配置です。録音という点では、あまり好ましいとは言えません。
もちろん、録音の都合だけで座席のレイアウトを変えることはなかなか難しいでしょう。しかし、話者と録音機器の距離を短くするというのは、単純ですがとても効果のある方法です。可能な範囲で工夫されるとよいでしょう。
追記－新型コロナウイルスの流行により「３密」を避けることが新たな常識となっていますので、感染予防を優先する場合は机のレイアウトを変更してください。
話者を特定しやすくしておく
会議の音声をテープ起こしして議事録・会議録を作成する際、発言者が多いと誰が誰だか判別できないことがよくあります。
そこで、議事録を作成することが事前にわかっている場合は、司会や議長から「発言者は氏名を名乗ってから発言してください」と一言ありますと、文字に起こすときに発言者が明確にわかって完成度が高くなります。
あるいは、議事録のテープ起こし発注に慣れている依頼主さんですと、司会の方が「〇〇さん、どうぞ」とか、「いま、〇〇さんに発言いただきました」といった言葉をときどき入れてくださいます。余裕があれば、こうした配慮があるとありがたいですね。
話者特定の精度を高める方法は他にもありますので、関心のある方は以下の記事もご参考になさってください。
ICレコーダー(ボイスレコーダー)選びのポイント
ICレコーダー(ボイスレコーダー)について
現在、一般の方がテープ起こしのために音声を録音する際、もっともよく使用される録音機材といえるのがICレコーダー(ボイスレコーダー)です。
ICレコーダーは会議はもちろん、インタビュー、座談会、講演会、講義などの録音、あるいは自身の備忘録や語学学習などにも用いられています。
さまざまな機種が販売されており、大抵は軽量で持ち運びもしやすく、操作も簡単です。ICレコーダーはボイスレコーダーとも呼ばれ、近年はスマートフォンに内蔵されたものや、アプリを使って録音する人もふえています。
テープ起こしして会議の議事録を作成するときは、まずICレコーダーで録音した会議の音声データをパソコン等に移動します。そして、パソコン上で音声を聴きながら、Wordなどの文書作成ソフトを使って文字入力していきます。
会議録音用ICレコーダー(ボイスレコーダー)のチェックポイント
会議を含めテープ起こしの対象となる音声は、録音が長時間に及ぶことが多いです。ICレコーダーを準備される際は、録音可能時間や内蔵メモリーを確認しておきましょう。SDカードに保存できる機種もあります。
また、録音可能時間は内蔵メモリー等の容量にもよりますし、さらに録音を高音質で行うか低音質で行うかでもかなり変わってきます。
ICレコーダーの機種にもよりますので一概には言えませんが、録音時間が長くなりそうだからといって、なんでもかんでも低音質にしてしまうと、肝心の録音状態が悪くなることもありますので気を付けましょう。
バッテリーはおもに乾電池式と充電式があり、どちらでもよいですが、録音中に切れないように事前にチェックしたり、予備の乾電池を忘れないようにします。そんな基本的なことは言われなくても当然と思われるかもしれませんが、初心者の録音で意外と多いトラブルが、録音途中でのバッテリー切れです。
その他のチェックポイント
パソコン接続
会議などのテープ起こし(文字起こし)は、録音した音声データをパソコンへ移動し、パソコン上で作業を行うのが一般的です。
現在、市販されているICレコーダー(ボイスレコーダー)の多くは、USBでPCに接続できます。ですから、ICレコーダーを新規購入される場合はあまり心配はいりませんが、一応確認はしておいたほうがよいでしょう。
しかし、いつ買ったかわからないような古い機種のICレコーダー、あるいは録音にスマートフォンを使用される場合は、パソコン接続(データの移動)はどうなっているか確認しておいたほうがよいです。
ノイズカット
録音時のノイズを低減してくれる機能です。プロジェクターやエアコンなどの近くで録音した場合でも、ノイズをカットして会議等の会話が聞き取りやすくなります。必須の機能ではありませんが、あれば尚可。
ノイズカットの機能があるから、どんなに騒がしい場所で録音しても大丈夫などと、過度に期待しないほうがよいでしょう。
ボイスアップ
会議などで会話部分のみを強調し、聞きやすくする機能です。遠くの発言者の声や、小さな聞き取りにくい声がよりクリアに聞き取りやすくなります。必須の機能ではありませんが、あれば尚可。
ボイスアップの機能があるから、どんなに小さい声でもしっかり聞き取れると、過度に期待しないほうがよいでしょう。
ICレコーダー(ボイスレコーダー)のおもなメーカー
ICレコーダーのメーカーは多数ありますので、どこが一番よいとは言えませんが、購入等で迷ったら以下の3社の製品であれば間違いないでしょう。
オリンパス(OLYMPUS)
オリンパスは、じつはICレコーダーとしても有名です。標準的なICレコーダーからPCMレコーダーといった高音質の機種まで、幅広いラインアップがそろっています。どれも機能に見合った価格で、コストパフォーマンスもよいです。
ソニー(SONY)
ICレコーダーにおいても、やはりソニーらしい音質にこだわった個性的な機種が目立ちます。さまざまなラインアップがあり、なかでも高品質なPCM対応のICレコーダーが人気、評判ともに高いです。
パナソニック(Panasonic)
パナソニックは、機能充実型やPCM対応レコーダーなど、ビジネスからプライベートまでラインアップが豊富です。なかでも、胸ポケットに入れたまま録音できるスティック型ICレコーダーや、大画面と大型ボタンを搭載した初心者向けモデルなどがあります。
Web会議の録音方法について
Web会議システムの録音・録画機能を使う
新型コロナウイルの流行がきっかけとなり、テレワーク、リモートワークを始める人が急速にふえました。それにともない、今までリアルで行われていた会議も、インターネットを利用したWeb会議、オンライン会議になっています。
Web会議システムには、Zoom、Skype、WebEx、Google Meet、Microsoft Teamsなどをはじめ、多数あります。
さて、Web会議の録音・録画ですが、多くの代表的なWeb会議システムには、録音・録画の機能がついています。ご使用されるシステムが決まっていましたら、録音・録画ができるか確認されてみてください。
注意点としては、Web会議のときにぶっつけ本番で使用するのではなく、問題なく録音・録画できるか事前にテストをしてみることをおすすめします。
あと、実際に録音・録画するときは、会議が始まるまでに参加者に知らせておいたほうがよいでしょう。黙って録音・録画するのはマナーに反するといえます。
Windows10の「ゲームバー」で録音・録画する
Web会議システムに録音・録画の機能がない場合は、Windows10に標準装備されている「Xbox Game Bar」（以下「ゲームバー」）を使用するのも一つの方法です。
「ゲームバー」はその名の通り、Xboxアプリなどのゲームを録画する目的で提供されているものですが、ゲーム以外のアプリ等の録音・録画にも利用できます。
「ゲームバー」は、[Windows]+[G]キーで起動します。「ゲームバー」が無効になっている場合もあるので、有効にしてからご使用ください。
「ゲームバー」の設定や詳しい使い方については、くわしく説明しているサイトもありますので、そちらをご覧ください。
録音だけなら「Windowsボイスレコーダー」でも可能
Windows 10 には、標準で「ボイスレコーダー」という録音ソフトが搭載されています。こらを使ってWeb会議を録音することも可能です。
ただし、ヘッドセットを使ったりしている場合など、使用環境によって設定が異なってきます。簡単に録音できると思って使ってみたら、自分の声が入っていなかったなどの失敗がないよう、これも十分にテストしてからご使用されるとよいでしょう。
まとめ
会議の音声をテープ起こし(文字起こし)して、精度の高い議事録を作成するには、録音をしっかり行うことが非常に大切なポイントになります。
会議の録音を成功させるポイントには、録音の許可を得る、録音に最適の位置に機器を置く、大きな会議は複数台の機器で録音する、会議場のレイアウトを工夫する、話者を特定しやすいよう工夫する、などがあります。
また、会議の録音のためにICレコーダー(ボイスレコーダー)を準備または購入する際は、録音可能時間、内蔵メモリー、パソコン接続、ノイズカットなどについて確認しておきます。
近年、Web会議がふえています。代表的なWeb会議システムには録音・録画の機能があらかじめ装備されていますので、録音・録画が必要な場合はそちらを利用するとよいでしょう。
録音・録画の機能がない場合は、「ゲームバー」や「Windowsボイスレコーダー」などを使用すると録音(録画)が可能です。
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